La transformation de nos entreprises du papier au numérique n’est pas une nouveauté. Ce qui est nouveau, c’est l’étendue de ce qui peut et doit être numérisé. Ce qui n’était même pas considéré comme un candidat à la numérisation il y a cinq ans n’est désormais qu’un autre enregistrement dans une base de données en attente d’être récupéré pour analyse. Une photo banale d’une vanne qui fuit, envoyée par SMS à un superviseur sur un smartphone, est désormais un enregistrement de maintenance essentiel ! Que vous y soyez contraint par les forces du marché ou de la réglementation ou que cela soit devenu un mode de vie dans votre entreprise, vous devez avoir une stratégie.
Définissons quelques termes.
La transformation numérique c’est…
Le passage de la collecte manuelle ou papier des données à l’informatisation complète des données de l’entreprise, ainsi que l’utilisation affinée de ces données pour la prise de décision, ont permis à XYZ de se développer d’un ordre de grandeur supérieur et à de nombreuses personnes de faire leur travail différemment.
L’amélioration continue c’est…
Des changements bénéfiques et mesurables sont apportés aux opérations commerciales au fil du temps. Les efforts sont spécifiques et suivent leur cours. Les pauses sont stratégiques pour permettre de constater l’impact des changements.
De quoi parle-t-on ?
Continuer à améliorer, c’est-à-dire à transformer, votre entreprise nécessite de gérer stratégiquement votre personnel, vos processus et vos programmes (technologie).
Tirer parti de tout ce que la «
transformation numérique » peut apporter à votre entreprise vous permettra certainement de rester sur la voie de l’amélioration continue. La transformation numérique va bien au-delà de la simple saisie d’informations dans une base de données. Elle implique la gestion des changements nécessaires à vos employés, à vos processus et aux programmes qu’ils utilisent pour bénéficier à l’entreprise.Nous avons volontairement placé la technologie à l’arrière du diagramme. Bien qu’importante, son rôle est de soutenir les deux autres et c’est la dernière à être prise en compte.
Dans le contexte de la maintenance et de la fiabilité…
Il existe de nombreuses approches, outils logiciels et cabinets de conseil qui peuvent vous aider à réaliser certaines étapes de votre transformation numérique. Il est dans votre intérêt de disposer d’une équipe cohérente qui vous accompagnera dès le début et vous soutiendra bien après la mise en œuvre initiale. Prévoyez que ce processus dure une année entière pour obtenir des résultats tangibles. Il s’agit d’une relation à long terme. Cela peut prendre moins de temps, mais cela ne devrait pas prendre plus d’un an. Sinon, vous risquez de perdre de l’élan et de jeter un autre projet raté aux oubliettes.
Comment le « travail » s’est-il transformé ?
Commençons par un peu de plaisir en repensant à la façon dont le travail a changé au fil des ans.
Ce que nous trouvons intéressant, c’est que ce qui était autrefois un travail (et nécessaire à la survie) est désormais, dans de nombreux cas, une activité de loisir ou de passe-temps.
Le problème ? La transformation du travail est continue et rapide. Ce que nous faisons, ceux qui le font et les outils que nous utilisons sont en mouvement constant. Nous sommes passés de la mâchoire mobile à un clic de souris.
Questions à poser :
- Mettre une tablette remplie d’ applications mobiles entre les mains d’une personne sur le terrain transforme-t-il numériquement son travail ?
- À moins que les caractéristiques/fonctions et la façon dont ce nouvel outil sera utilisé n’aient été bien pensées, il finira probablement sur le tableau de bord du camion.
- Vous obtiendrez peut-être davantage de données, mais leur qualité continuera d’être inutile lors de la prise de décisions.
- Fonctionnalité intéressante… mais pas très pratique. Exemple : scanner des codes-barres dans des conditions de faible luminosité
Le but ? Le simple fait de mettre la technologie sur votre chemin sans trop réfléchir n’est que parfois utile.Croyez-vous que vous et votre équipe êtes de misérables échecs qui ne font rien correctement ?
- Il est fort probable que vous et votre/vos équipe(s) fassiez déjà du bon travail.
- Y a-t-il des domaines qui nécessitent des améliorations ou des transformations ?
- La « feuille de route d’amélioration » est-elle visible pour tous ceux qui sont censés être impliqués ?
Le but ? Vous faites de bonnes choses. Gardez-les. Jetez le reste. Allez de l’avant.Utilisez-vous (ou votre direction) les données disponibles pour mesurer les performances par rapport aux objectifs ?
- Peut-être. Peut-être que vous/ils souhaiteriez que les données soient « meilleures ».
- Certaines données collectées pourraient ne jamais être utilisées. Un gaspillage.
- Il manque des données ? « Si seulement nous savions… »
La rapidité et le volume de la collecte de données ne sont pas aussi importants que l’utilité des données pour l’entreprise. Vous êtes dans une situation difficile et vous devez vous déplacer ailleurs ? Il vous faut une stratégie.Vous êtes sur une voie, bonne ou mauvaise, avec des activités qui vous aident, qu’elles soient en parallèle ou en série, et d’autres qui vous barrent la route. Vous essayez d’atteindre l’objectif de prendre de bonnes décisions basées sur les données. Vous avez besoin d’un plan pour continuer ou pour corriger le cap. Allez-vous procéder à des améliorations de processus singulières ou à des transformations complètes ? Les résultats escomptés des améliorations financeront-ils l’effort ?
Est-ce que tout cela prouve que vous devez vous adapter ?
- Des équipements et des systèmes de surveillance plus complexes ? Des opérations à distance ?
- Fuite des cerveaux ? Vos experts partent à la retraite.
- De nouvelles attentes du personnel en matière de technologie et de coût de formation, et ensuite ils ne restent pas ?
- Quelles sont les implications de ce qui précède en matière de sécurité ?
- Coût de la main d’œuvre contractuelle ?
- La planification et l’ordonnancement sont plus complexes, comportent plus de variables ?
- Difficulté à identifier le travail inutile ?
- Faux positifs ? (Réaction à des alertes qui s’avèrent insignifiantes)
- Sachez que 99% des données produites par vos équipements ne sont pas utilisées ?
- Le manque de temps pour trouver où se trouvent les pertes de temps et d’argent ?
Le processus de transformation numérique est un ensemble de flux de travail
Les flux de travail sont des efforts complémentaires et stratégiques visant à atteindre les objectifs. La transformation numérique va bien au-delà de la simple saisie d’informations dans une base de données. Elle implique la gestion des changements nécessaires à vos employés, à vos processus et aux programmes qu’ils utilisent pour bénéficier à l’entreprise. Gardez les bonnes choses et jetez les mauvaises.L’objectif/l’effort de transformation numérique EAM utilise ces flux de travail :
- Gestion du changement organisationnel
- Processus d’entreprise
- Données de base
- Mise en œuvre/configuration de la technologie
La transformation numérique est un processus que vous avez peut-être déjà en cours et qui se poursuivra à l’avenir. Ensemble, les axes de travail forment votre stratégie pour progresser sur le chemin de la transformation, à condition que les objectifs soient bien définis.
Objectifs et leur lien avec la transformation
Prenons un moment pour parler de la définition des objectifs. Vous devez avoir des objectifs définis et mesurables ! Quels sont les objectifs généraux de l’entreprise et quelles améliorations sont nécessaires ?
Objectifs généraux de l’entreprise
- Parties prenantes – financières, environnementales, sociétales, etc.
- Ventes
- Réglementation
Objectifs locaux (liés aux objectifs de l’entreprise)
- Budgets
- Réglementation
- Production / fiabilité
Supposons que votre entreprise ait pour mission de s’améliorer et qu’elle se soit fixé des objectifs à atteindre. Dans ce cas, il est logique que vos efforts pour atteindre ces objectifs nécessitent soit une transformation numérique continue, soit la mise en place d’une stratégie pour les atteindre. La transformation numérique est une stratégie comportant plusieurs axes de travail qui doivent être exécutés en parallèle pour obtenir les résultats souhaités. Il s’agira d’une relation à long terme.
Résultats commerciaux tangibles
Vous devez pouvoir voir, toucher, entendre ou sentir le changement ! Les changements tangibles sont les meilleurs objectifs à atteindre.
- Des interconnexions réelles et solides entre vos collaborateurs, vos processus et vos programmes
- Saisie et saisie manuelles de données considérablement réduites (voire éliminées) par votre personnel
- Indicateurs de performance clés et indicateurs entièrement développés et compris pour la prise de décision
- Augmentation mesurable de la fiabilité des équipements au fil du temps
- Réduction à long terme des coûts de maintenance
- Des processus d’affaires raffinés qui soutiennent vos employés et qui se reflètent dans vos programmes
- Des normes, des meilleures pratiques et une uniformité des tâches de travail sont en place dans toute l’entreprise
Après la stratégie, la gestion opérationnelle des affaires est essentielle. Vous changez la façon dont l’entreprise fonctionne, et cela implique les gens ! Vous changez l’entreprise, dans certains cas, de manière radicale. Ne laissez pas tout s’effondrer en cours de route !Toute évaluation doit couvrir bien plus que les seuls systèmes informatiques. En fait, les personnes et les processus sur lesquels vous comptez pour gérer votre entreprise sont soit vos plus grands atouts, soit vos plus grands obstacles. La préparation de ces éléments cruciaux au changement est une estimation clé à faire avant de commencer ce processus.Les évaluations portent sur :
- Gestion des actifs / de la fiabilité
- Gestion des travaux / de la maintenance
- Tous les éléments de soutien tels que les achats et l’inventaire
- Sécurité, planification, finances, informatique, etc.
- Besoins et opportunités de coaching
Processus et données
Optimisez les informations issues des résultats de votre évaluation. De petites améliorations au niveau des personnes, des processus ou des outils logiciels peuvent conduire à des améliorations spectaculaires. De simples ajustements, comme un meilleur timing ou des notifications plus claires, peuvent conduire à une transformation numérique significative.Donnez à votre équipe le temps de s’adapter aux changements avant de les rendre permanents. Attendez-vous à ce que l’évaluation indique qu’un travail important est nécessaire pour une
véritable transition numérique . Avec les progrès technologiques, vos pratiques commerciales actuelles devront peut-être évoluer.Envisagez d’adopter directement les « meilleures pratiques » pour éviter les difficultés liées à la transition des anciennes méthodes. Il est utile de tester les changements par le biais de programmes pilotes ou de démonstrations de faisabilité pour évaluer leur efficacité et leur faisabilité.Même les processus manuels établis, assistés par des outils logiciels simples, peuvent bénéficier d’améliorations. Cette transition peut être inconfortable, mais l’exploitation de processus solides et de données existantes révélera des opportunités d’amélioration et guidera votre transition vers un environnement entièrement numérique.
Que sont les normes de données ?
Vous pouvez avoir des normes de données spécifiques à votre secteur à suivre, ou vous pouvez tirer parti du travail d’autres personnes à votre avantage. Très souvent, il existe une norme que vous pouvez suivre plutôt que de développer la vôtre. Elle peut être très spécifique à un secteur, mais peut être utile dans tous les secteurs. Voici quelques exemples :
- Numéro de stock national (NSN)
- Normes de rapport sur l’entretien des véhicules (VMRS)
- GEIA-STD-0007 (Électronique gouvernementale)
- UNIFORMAT – Évaluation de l’état des installations
- CoBIE (Échange d’informations sur les bâtiments en matière de construction et d’exploitation)
- P&ID – Diagrammes de tuyauterie et d’instrumentation
- Télématique des véhicules – diverses normes de fournisseurs (Verizon, FuelMaster, etc.)
- PunchOut – Norme de transaction pour le commerce électronique
La liste est longue…
Qu’est-ce que la gouvernance des données ?
Passez de données « médiocres » à des données « bonnes »… Et continuez ainsi !Si vous ne mettez pas en œuvre des méthodes pour gérer vos données, vous vous retrouverez exactement au point de départ : avec de mauvaises données.
- Connaissez les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions
- Affinez vos processus et programmes pour capturer ces données aussi efficacement que possible
- Formez votre personnel afin qu’il sache pourquoi les données sont importantes
- Documenter les données et leurs sources
- Documentez comment il est utilisé et par qui
- Documenter la portée, les limites et le filtrage des données
- Réviser et ajuster à mesure que l’entreprise évolue
Enfin, la technologie !
Transformez vos améliorations éprouvées en exigences de conception pour les
outils logiciels nécessaires . Certains outils existants peuvent nécessiter des mises à jour, tandis que les offres actuelles du marché peuvent fournir des fonctionnalités étendues pour remplacer bon nombre de vos systèmes actuels.Votre stratégie doit définir les exigences en termes de système et de technologie pour votre transformation numérique. Associez les résultats de l’évaluation à des exigences spécifiques, en combinant les évaluations et les exigences pour gagner du temps.Assurez la flexibilité de vos solutions pour vous adapter aux besoins changeants, évitant ainsi les coûts à long terme des systèmes rigides.Intégrez la sélection des outils logiciels à votre processus de perfectionnement. À ce stade, vous saurez quelles modifications apporter, quels outils vous aideront et quelles sont les exigences de mise en œuvre. Concentrez-vous maintenant sur le plan de mise en œuvre, car la plupart des décisions ont été prises et affinées. Idéalement, le fournisseur choisi a participé à ce parcours depuis le début.
Domaines critiques de votre implémentation :
- Exploiter les fonctionnalités de la boîte
- Réflexion sur vos processus métier « meilleures pratiques » dans les outils logiciels
- Intégration de vos systèmes pour un flux et une capture de données fluides
- Formation et support des utilisateurs en matière de processus métier et de logiciels
- Gestion continue du changement pour les processus et les logiciels
- Décision prise : implémentation sur site et/ou dans le cloud
L’objectif de la mise en œuvre n’est pas seulement de réduire le nombre de clics, mais également de permettre aux utilisateurs d’effectuer efficacement un travail utile. La collecte de données fastidieuse et sujette aux erreurs est automatisée, ce qui permet de capturer de manière transparente les données commerciales critiques.Les entreprises font évoluer en permanence leurs processus. Si votre logiciel reflète ces processus, vous avez besoin d’un système permettant de mettre à jour le logiciel au fur et à mesure des modifications. L’inefficacité survient lorsque les utilisateurs doivent « contourner » des configurations logicielles obsolètes.
À quoi ressemble le succès?
Les ordinateurs travaillent plus dur que les humains ! Pas question de nourrir la bête ! Mais ce n’est pas fini ! Voici quelques résultats tangibles :
- Seules les données utiles, cohérentes et fiables sont collectées et présentées pour la prise de décision
- Les tâches administratives manuelles sont éliminées
- Les informations sur le statut de l’entreprise ne sont qu’à quelques clics
- Rien n’est écrit à la main
- Toutes les activités de travail sont visibles en temps réel
- Les programmes facilitent le flux de travail
- Les objectifs organisationnels et les performances par rapport à ces objectifs sont visibles pour tous
Exploitez ou réutilisez votre stratégie pour maintenir les améliorations.
Réévaluation
Il a été prouvé qu’une évaluation n’est efficace que si vous la faites plusieurs fois par la suite ! Si l’évaluation initiale vous donne beaucoup d’informations sur lesquelles agir, elle sert en réalité à établir une base de référence pour l’avenir. En réévaluant chaque année, vous pouvez voir où vous avez progressé et où il reste encore du travail à faire. Il s’agit d’un élément essentiel de notre stratégie… établissez une base de référence et utilisez-la au fil du temps pour avoir une idée claire de votre situation.
Source : John Q. Todd , Total Resource Management, Inc. (TRM)
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